Procédure de réservation
1. Remplir le formulaire google form Réservation Hall bâtiment IUT Éphémère 3.

2. Le secrétariat valide la demande et envoie un mail de confirmation au projet
concerné.

3. Le secrétariat entre l’évènement sur VT et envoie à la liste de diffusion
enseignants TC la date et le contenu de l’évènement.

Règles à respecter pour organiser une animation dans le hall
- Toute réservation du hall doit se faire 15 jours au minimum avant la date de
l’animation prévue. Pas plus de 2 animations seront programmées par
semaine.
- Tout matériel prêté par le secrétariat administratif se fera en contrepartie d’une
carte d’étudiant.
- Si du matériel prêté par le secrétariat est perdu, le coût sera prélevé sur la
recette de l’animation.
- Après l’animation, il est nécessaire de ranger l’ensemble du matériel, remettre
le mobilier dans la configuration initiale et gérer les déchets.
- Pour toute impression d’affiches, flyers, etc., il faut faire une demande 10 jours
à l’avance.
- Pour la communication, Les affiches doivent respecter la charte de
l'UPN et être retirées après l'événement.
- Pour les lieux, il faut maintenir un niveau sonore qui ne dérange pas les cours
au RDC et après l'événement, le hall doit être restitué dans un bon état de
propreté.

Pour les animations avec vente de produits alimentaires
- Respecter les normes HACCP : https://entreprendre.service-
public.gouv.fr/vosdroits/F32189.
- Se prémunir de gants jetables pour servir les participants (des paires de gants
seront disponibles au secrétariat).
- Éviter de vendre des produits en ultra frais (notamment des produits avec des
condiments comme la mayonnaise, ketchup, etc.).
- Pour la vente de produits alimentaires, la liste des ingrédients et des
principaux allergènes (gluten, lait, œufs, fruits à coque, etc.) doit être affichée
(comme demandé pour le salon des BRSA).
 Aucune vente ne sera autorisée, si ce protocole n’est pas respecté.
 En cas de non-respect du protocole, le Département refusera de
futures demandes de réservation de la part du projet transverse ou de l’association concerné(e).